cDocs – rješenje za uredsko poslovanje

Zbog brojnih upita korisnika i partnera za unificiranom ECM platformom, iz pogona je izašlo CROZ-ovo rješenje za upravljanje dokumentima, procesima i zapisima – cDocs.

To platformsko rješenje namijenjeno je srednjim i velikim organizacijama koje žele sustavno informatizirati svoje poslovne procese. U svojoj srži cDocs je business process management i document management platforma koja dolazi s nekoliko unaprijed spremnih modula: Ulazna pošta, Izlazna pošta, Interna pošta, Ugovori, Računi, Uplate/Isplate, ali i s mogućnošću efikasne izgradnje podrške za nove i specifične poslovne procese. Naše iskustvo u poslovnoj analizi pomoglo nam je da postojeće module prilagodimo što većem broju korisnika out-of-the-box, a modularna nam platforma omogućava potpunu prilagodbu gotovih i novih modula vašim specifičnim potrebama.

Pri projektiranju platforme i modula koji zaokružuju proizvod namjera nam je bila omogućiti maksimalno očuvanje investicije u IT znanja i tehnologije te spriječiti vezivanje korisnika uz zatvorene formate. Osim toga, ideja je bila i ne opteretiti buduće korisnike dodatnim licencnim troškovima pa smo se odmah u početku odlučili za integraciju najkvalitetnijih open source komponenti i izgradnju modula nad takvom otvorenom platformom.


Upravo se zato u samoj srži sustava nalaze Alfresco document management system i JBoss jBPM platforma za upravljanje poslovnim procesima. Alfresco DMS je proizvod kompanije Alfresco Inc. i riječ je o vodećem open source sustavu za upravljanje dokumentima. Zbog njegovih izvrsnih mogućnosti skaliranja prema velikom broju zapisa i korisnika, cDocs platforma nema ograničenja u tom pogledu, što naše reference mogu i posvjedočiti. Alfresco se, dakle, u cDocsu brine za prihvat, pohranu, otpremu i distribuciju dokumenata. jBPM je proizvod kompanije JBoss Inc. i riječ je, opet, o vodećem open source sustavu za upravljanje poslovnim procesima.


Osim integracije otvorenih i open source komponenti CROZ cDocs rješenje bazirano je na javno definiranim standardima u upravljanju poslovnim procesima – jPDL i BPEL, što znači da vaše poslovne procese možemo projektirati u alatima na koje smo navikli, a isto vrijedi i za vaše odjele koji se bave poslovnom analizom. Ukoliko već imate procese opisane u BPEL jeziku, mi na brz način možemo izgraditi modularnu IT podršku za njihovo upravljanje. Isto tako, procese opisane i implementirane u cDocs modulima možemo izvesti i analizirati u specijaliziranim alatima. Igra dobro s drugima, i na to smo iznimno ponosni!

cDocs je nadogradivo i robusno rješenje, a te karakteristike proizlaze iz njegovih dviju glavnih arhitekturalnih komponenti – CROZ ECM (Enterprise Content Management) platforme i sustava modula.

ECM platforma je u srži rješenja i brine se o definiranju i izvođenju procesa, životnom ciklusu procesa i dokumenata, korisničkim pravima, notifikacijama, kalendaru, upravljanju zapisima, integraciji sa sustavima za prihvat (skeniranje, digitalizacija), data miningu i ostalim poslovima “ispod haube”. ECM platforma je motor ovog rješenja, i to pouzdan i testiran motor s dugim vijekom trajanja. Testirana je na desetcima milijuna dokumenata i tisućama istovremenih korisnika, ali skalira se i prema tisućama dokumenata i desetcima korisnika.

Sustav modula omogućava efikasnu izgradnju podrške za specifične poslovne procese i on je upravljač ovog rješenja (isprike zbog otrcane usporedbe s automobilom, bolji smo u izradi rješenja nego u pisanju tekstova :-). Gotove module koje isporučujemo s proizvodom prilagodili smo što široj publici, s velikim brojem opcija i mogućnostima, ali i ostavili prilagodljivima za konkretne potrebe organizacije u kojoj se implementiraju. Sve nove module gradimo kroz otvorene standarde u komunikaciji s odjelom za poslovnu analizu, a nakon dokumentiranja procesa u suradnji s korisnikom.

Neke od najvažnijih mogućnosti rješenja:

  • robusna, moćna i fleksibilna platforma za upravljanje procesima i dokumentima
  • skup gotovih modula koje je pripremio CROZ-ov odjel za poslovnu analizu, s mogućnošću prilagodbe
  • brza i efikasna priprema novih modula nad unificiranom platformom, jako malen time-to-market za dodatne procese
  • sustav notifikacija u potpunosti integriran s procesnim kalendarom koji u pozadini obavještava korisnika o njegovim obavezama u procesima, podsjeća na kašnjenja i istek rokova
  • odlična integracija s rješenjima za digitalizaciju i prihvat: Kofax, Kodak, Abby i ostali
  • integracija sa sustavima za izvještavanje kao data platforma te integriran fleksibilan sustav za izvještavanje
  • pouzdan historijat svih događaja
  • fleksibilan i siguran sustav korisničkih prava uz mogućnost integracije u Lotus i Active Directory sustave za autentikaciju
  • integracija u različite IT okoline, rad na virtualiziranim sustavima i s raznim bazama podataka, nad različitim operativnim sustavima
  • integracije u Microsoft Office, OpenOffice, Windows Explorer, Mac OS

Dosadašnje reference potvrdile su naš odabir arhitekture i put prema otvorenom sustavu, i da danas startamo, ponovili bismo iste odluke. Manje zahtjevnosti odabranih komponenti naši majstori i alatničari korigirali su u hodu, a u budućnosti ćemo također nastaviti proizvodnju na istom tragu. Ponudit ćemo dodatne module i integracije, s posebnim fokusom na brzini i jednostavnosti korištenja sustava. Mi smo zadovoljni, nadamo se da će i naši korisnici prepoznati trud i rad jutrima i noćima uz zvuk tvorničke sirene.