Svaki informatički projekt počinje nekim problemom ili nedostatnošću u postojećim poslovnim procesima. Nekad taj problem prepozna korisnik i zatraži pomoć od IT izvršitelja. Nekad IT industrija u svojim laboratorijima prepozna mogućnost kako popraviti neke neinformatizirane procese i ponudi tržištu rješenje kao zapakirani proizvod, a inovativni proizvodi zaista često ugledaju tržište puno prije nego što IT korisnici postanu svjesni da im takvo tehnološko rješenje treba.
S Enterprise Content Management rješenjima priča je otprilike ta iz posljednjeg scenarija. Ljudi su se toliko navikli na svoje “papirnate” urede da često nisu ni svjesni mogućnosti koje moderne ECM tehnologije nude u digitaliziranom upravljanju poslovnim procesima. U ovom slučaju naš je klijent, Zemljišno-knjižni odjel Općinskog suda u Zagrebu, ipak vrlo dobro znao što želi. S obzirom na količinu celuloznog materijala koja popunjava urede popularne Gruntovnice, nije ni čudo. U suradnji s djelatnicima ZK odjela projektirali smo rješenje bazirano na ECM tehnologijama i tehnologijama za Front End Capture, odnosno digitaliziranje papirnatog materijala koje je za cilj imalo smanjivanje ili anuliranje navedenih problema.
Rješenje je u svojoj jezgri bazirano na Alfresco ECM sustavu. Alfresco se brine za pohranu, pretragu i upravljanje dokumentima kroz njihov životni ciklus, od “rođenja”, preko arhiviranja ili otpreme, odnosno “uništenja”. Alfresco sjajno obavlja svoj posao na sustavima srednje metrike, ali odlično se skalira i na jako velike brojeve dokumenata te je zbog toga bio easy-pick za ovaj projekt. Nakon prvih nekoliko desetaka tisuća dokumenata u sustavu možemo argumentirano napisati da se Alfresco s lakoćom nosi s prvom “navalom” dokumenata i da se pokazao kao odličan izbor.
Uz Alfresco, u sustav je integriran i Kofax front endcapture sustav, enterprise level sustav za digitalizaciju dokumenata putem tehnologija za skeniranje. Kofax dolazi s out-of-the-box integracijom s Alfresco ECM-om, a isto se tako integrira i s brojnim skenerima za dokumente raznih formata. Alfresco i Kofax odlično su uigrani i danas možemo sa sigurnošću kazati da je naš pick bio odlično skaliran na zahtjeve ovog projekta, koji su, osim precizne i kvalitetne digitalizacije dokumenata, uključivali i brzu isporuku cjelovitog rješenja. Zahvaljujući otvorenim tehnologijama (Alfresco dolazi kao open source rješenje) i poznatim modulima, cijeli je projekt završen u ukupno tri mjeseca od ugovaranja do testa prihvaćanja.
